En demasiadas organizaciones se da un caldo de cultivo favorable para aquellos que invierten su jornada laboral en tareas inútiles sin valor. En apariencia están atareados en algo importante pero son todo lo contrario a la eficacia. Y su hiperactividad resulta estúpida.
Parecen muy ocupados, pero esa aparente actividad frenética es sólo un cúmulo de tareas prescindibles sin demasiado valor para la organización a la que pueden arruinar. Son adictos a los mensajes de su smartphone y al propio teléfono; se convierten en esclavos de su correo electrónico o de las redes sociales, y sólo pueden pensar en lo inmediato, obsesionados por la multitarea, que es todo lo contrario a la productividad.
Determinados entornos laborales favorecen incluso que jefes y empleados sean improductivos. Son aquellos que permiten refugiarse en tareas rutinarias y fáciles que no aportan apenas nada. Muchos se empeñan en quedarse hasta el final de la jornada –y más allá– porque en sus compañías este presentismo ineficaz se relaciona equivocadamente con la profesionalidad. Y, lo que es peor, se recompensa.
Un signo de estupidez
Los adictos a la multitarea inútil deberían tener en cuenta las conclusiones de un estudio reciente de la Universidad de Londres que concluye que el uso repetido y abusivo del correo electrónico y de los mensajes de texto reduce en una media de 10 puntos el coeficiente intelectual de quienes caen en estas actividades prescincibles: los hombres bajan su capacidad mental en 15 puntos, mientras que el déficit de atención en las mujeres reduce el coeficiente en cinco puntos. La investigación indica que el efecto de estas actividades ineficientes equivale a una noche sin dormir y, en el caso de los varones, multiplica por tres el efecto que tendría fumarse un porro.
David Comí, socio director de Incrementis, cree que “a los adictos a la multitarea habría que preguntarles si se les paga por enviar correos electrónicos y acudir a reuniones inútiles o más bien reciben su sueldo por tomar decisiones y resolver problemas. Una cosa es moverse y otra avanzar. Moverse todo el día no implica rendir de verdad”.
El socio director de Incrementis coincide también con las conclusiones de la Universidad de Londres al afirmar que “la multitarea nos quita el hábito de pensar, de analizar en profundidad y tomar decisiones”.
Para Andrés Pérez Ortega, consultor en posicionamiento personal, hay algunos síndromes que tienen que ver con el multitarea esclavo de la tecnología:
El primero de ellos es el Síndrome del Pinball. Pérez cree que uno de los dogmas de expertos en productividad personal como David Allen es que “hay que concentrarse en una tarea cada vez. El problema es que lo dospuntocero se caracteriza por la interactividad y la conversación, y cuando alguien lanza un mensaje (la bola) éste empieza a rebotar por todas partes (redes sociales, Twitter, comentarios en blogs). Aunque quieras concentrarte en una tarea, es muy difícil mantener el enfoque una vez que has puesto en marcha el proceso, porque tienes la tentación de ver qué efecto produce (si es que produce alguno). El caso es que aunque un twitt puede enviarse en diez segundos, su efecto puede durar incluso horas y te hace perder el ritmo”.
Ocupaciones ficticias
Javier Mateos, socio de Think & Go, coincide en que muchas de las ocupaciones ficticias que se dan en numerosas organizaciones vienen por la tecnología o, mejor dicho, “porque pasamos de ser usuarios para convertirnos en prisioneros de ésta. Hay quien se pasa el día analizando correos electrónicos. Este exceso de información provoca desinformación. Además, a los emails que realmente importan hay que sumar otros cientos que llegan diariamente y que provocan pérdidas de tiempo de entre 50 minutos y una hora en cada jornada. Sin contar con el correo basura que se debe limpiar (y por tanto leer), o el seguimiento de twitts y de posts en redes sociales”. Mateos asegura que “hemos empezado a utilizar herramientas como el correo electrónico sin saber cómo hacerlo. Al ser tan fácil, se ha convertido en un arma de doble filo”.
Otro de los síndromes que señala Andrés Pérez es el de que “lo barato es caro”. Uno de los argumentos habituales de la gente que pasa mucho tiempo en Internet es que hay mucha información. Pérez no cree que esto sea cierto: “Más bien hay poca información, pero repetida muchas veces por gente sin autoridad y posiblemente equivocada. Eso obliga a dedicar mucho tiempo a cribar datos para encontrar una pepita de oro. Gran parte del público no se da cuenta de que podría encontrar lo mismo y de forma más completa y fiable en un libro sobre un tema. Me estoy encontrando con gente incapaz de buscar información en una biblioteca. Leer un libro es como cazar, es uno de los actos que requieren concentración, pero está siendo sustituido por la recolección dospuntocero. Lo importante no es disfrutar sino acaparar información que pocas veces sale del disco duro”.
Pérez hace referencia asimismo al Síndrome del Decálogo: “Desde Moisés ha habido una tendencia a “descargarse” listas que resuman la sabiduría en unos pocos puntos. El problema es que la red lo ha convertido en norma. Ahora, años de estudio y experiencias pueden resumirse en cinco o diez frases que convierten lo complejo en simple y mecánico. Eso está transmitiendo la idea de que todo es sencillo y sólo hay que aplicar recetas. De este modo, cualquier cosa más extensa o que obligue a pensar suele ser descartada”.
Por último está el Síndrome de la Infografía. El experto en posicionamiento personal asegura que una derivada de los decálogos –que facilita que puedan hacerse muchas cosas– es la de convertirlo todo en imágenes: “Estamos retrocediendo a Atapuerca y convirtiéndolo todo en dibujos e imágenes simples. Si puedes sustituir un decálogo por una infografía o por una imagen en Pinterest te lo agradecerán quienes van picoteándolo todo de forma tan compulsiva como superficial”.
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