martes, 9 de octubre de 2012

¿De verdad que una reunión sirve para algo?


Cada vez que hay un asunto que tratar se convoca una reunión. Esta práctica tan extendida en las organizaciones es, en ocasiones, contraproducente: no se llega a ningún acuerdo, no se toman decisiones o los participantes no aportan su punto de vista. Es decir, se sale de la sala de juntas igual que se ha entrado: sin nada decidido ni concreto. Éstas son algunas claves para que una reunión tenga efecto.


El señor García no podrá atenderle hoy porque tiene una reunión de nueve de la mañana a cuatro de la tarde. En este caso, muy habitual entre los directivos, jefes y empleados de las empresas, el señor García estará reunido la mayor parte de su jornada laboral. No podrá atender otros asuntos, quizá más importantes, y habrá pasado un día improductivo si la reunión no se ha convocado con unos objetivos claros ni se ha llegado a ninguna acción.

Cada vez que hay que tratar un tema importante se convoca una reunión. ¿Realmente es efectivo? José Ignacio Gómez, director corporativo de recursos humanos de Adveo, opina que “las reuniones son recomendables porque ayudan al conocimiento de las personas y fomentan el compromiso y la toma de decisiones”. En primer lugar, la reunión debe existir porque un asunto necesita una solución. Gómez añade que “nunca se deben convocar sólo para informar o pedir una opinión. Sin más. La cita se fija por el lanzamiento de una iniciativa importante, para realizar el seguimiento de un negocio y para tomar decisiones estratégicas relacionadas con él”.

Los expertos aconsejan tratar los asuntos verdaderamente relevantes y hacer menos convocatorias. David Comí, socio director de Incrementis, considera que “antes de convocar una asamblea debemos preguntarnos por su finalidad y qué decisiones se esperan. Una reunión es para hacer cambios. Si no los hay, ni se toman decisiones ni se establecen acuerdos, no es necesaria”.

Una reunión, además, debe tener unos objetivos, porque querer debatir sobre los temas importantes no significa que esto vaya a suceder. En este sentido, Comí insiste en que “la convocatoria debe perseguir un fin concreto y claro, y según lo que se pretende conseguir, hay que establecer un inicio, un fin y quiénes serán los asistentes”.

Elegir el momento

La reunión no puede durar eternamente; de hecho, los asistentes deben tener un horizonte de tiempo. Ignacio Buqueras, presidente de la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE), expone que “hay que fijar una hora de inicio y otra de fin. Según el orden del día, la duración mínima será de media hora, y la máxima, de dos”.

Las juntas extremadamente largas son poco rentables, puesto que el ánimo de las personas decae y sólo esperan que acabe pronto. El directivo de Adveo aconseja vigilar el estado de ánimo y la productividad de la reunión. “Si se alarga más de cuatro horas, puede ser contraproducente”. Los participantes deben saber la hora exacta de comienzo y de salida.

De igual forma, no es lo mismo realizar este tipo de asambleas un lunes que un viernes. En el primer día de la semana, los participantes pueden estar desmotivados, y en el último, deseando acabar la jornada laboral. El mejor día suele ser el martes de once a una del mediodía o de cuatro a seis de la tarde.

Quién asistirá

A un encuentro acude quién tenga capacidad de decidir y a quién le influyan tales decisiones. Es decir, personas que contribuyan a la reunión. Según Comí, los participantes son aquellos que hagan una aportación efectiva: los afectados y los que toman la decisión. Este experto además añade la figura del moderador, para evitar la dispersión de temas.

Los asistentes deben conocer con suficiente antelación la convocatoria de la asamblea. Especialmente para que preparen los temas que se van a tratar y acudan con propuestas cerradas sobre las que debatir.

Cinco puntos básicos

1.Agenda previa: hora, lugar y día. Avisar con anticipación para que los asistentes conozcan los temas relevantes que han provocado el encuentro.

2.Definir los objetivos: por qué se convoca la reunión, qué se espera conseguir y con qué acuerdos y responsabilidades saldrá cada participante.

3.Asistentes adecuados: que tomen decisiones, que alcancen acuerdos. Que generen cambios.

4.No se deben mezclar los temas estratégicos con la discusión de asuntos operativos del día a día.

5.Escribir lo acordado para evitar malentendidos y enviar el documento a cada participante.

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